Trabaja desde casa

El teletrabajo es una realidad para muchos desde hace años. Desde los autónomos y freelances que se llevan Inma parte del trabajo o realizan sus jornadas completas en casa, muchos nos hemos acostumbrado a trabajar bajo nuestros propios horarios y condiciones.

Ahora que en el mundo están llamando a hacer uso de esta modalidad laboral, os quiero compartir algunas herramientas, aplicaciones y trucos para sacarle el máximo partido al teletrabajo.

Lo primero es estudiar la realidad de cada caso y la viabilidad de realizar parte o el total de nuestras funciones laborales a distancia. 

Un primer punto fundamental es el cambio que esta modalidad de trabajo supone para nuestra rutina. Exige grandes dosis de automotivación y disciplina. Algo que me ayuda mucho es hacer la misma rutina que cuando vamos a salir a la oficina (ducha, desayuno y vestimenta para trabajar) para meternos en un estado de consciencia laboral.

Los expertos recomiendan establecer horarios fijos y recurrentes para acostumbrarnos a entrar en el “modo trabajo” en casa, y disponer de un espacio físico exclusivamente dedicado a trabajar. Esto nos ayudará a concentrarnos y dedicarle el tiempo necesario a nuestras labores. Organiza tu trabajo y traza objetivos concretos por cada sesión.

Por ejemplo, en el caso de un despacho de abogados sencillo, es muy fácil organizar una rutina en la que se puedan gestionar archivos y expedientes en casa y compartir esa información en grupo. Este ejemplo es igualmente válido para diseñadores, arquitectos, o cualquier otra profesión que trabaje casi en exclusiva con documentos digitales, ya sea individualmente o en grupo.

En otros casos, tendremos que compaginar las labores individuales que sean posibles de realizar en casa, con las comunes que requieran de presencia física. Es imposible que un fontanero o un camarero puedan teletrabajar.

Una vez analizadas las posibilidades de cada caso, hay que organizar los archivos y documentación digital para que esta sea accesible a distancia, así como un protocolo de acceso a estos archivos que evite su edición simultánea y genere conflictos en su integridad y cronología.

Y hora, estas son algunas de las herramientas que uso para teletrabajar: 

Para el almacenamiento de documentos, archivos y recursos, uso Dropbox. En su versión gratuita, Dropbox nos ofrece 2 GB de espacio gratuito, que será suficiente para profesionales que se dediquen principalmente a labores ofimáticas. Para necesidades mayores, por $ 9,99, Dropbox nos ofrece 2 TB con los que estaremos cubiertos en casi todos los casos.

Otras plataformas de almacenamiento en la nube son Google Drive, que con su integración con Google Docs te permite editar archivos ofimáticos directamente en tu navegador, iCloud, de apple, que te permite sincronizar con carpetas de tu Mac, así como acceder a tus archivos con la reciente aplicación Archivos de iOS. A partir de aquí, y según los requerimientos de tu empresa, existen soluciones profesionales más avanzadas, como la que ofrecen mis amigos del Grupo Trevenque a través de su Cloud Center Andalucía, pero esto es tema para otro video.

En cualquiera de estos casos, será fundamental la organización y la asignación de los distintos permisos para usuarios y grupos. Organízate y crea un método para trabajar con los archivos compartidos y su consolidación.

Para editar tus documentos y archivos, podemos comenzar con la mencionada Suite de Google Docs, que aúnan soluciones para ofimática que son accesibles a través de tu navegador web sin tener que instalar nada adicional en tu ordenador.

Las aplicaciones de Apple (Pages, Numbers y Keynote) también se integran con iCloud y permiten acceder y modificar los archivos guardados ahí desde cualquier lugar, incluyendo desde su versión para navegador web.

Si eres más de Microsoft Office, la suite Office 365 te permite acceder a tus documentos a través del navegador, o bien en sus aplicaciones tanto para ordenador como para celulares y tablets. Además, si usas Dropbox, puedes al instalar la aplicación, instalar un plugin que te permitirá acceder, editar y guardar tus documentos desde Office directamente en Dropbox.

Para trabajos de diseño gráfico, edición de fotos y vídeos, etc, la suite de Adobe integra la solución Adobe Cloud, que te permitirá guardar y compartir tu trabajo con otros profesionales.

Una vez solucionado el acceso a tus documentos, archivos y recursos, es momento de coordinar y comunicarse.

No hay nada como una reunión cara a cara y el clásico de las video conferencias es SKYPE, hoy en día propiedad de Microsoft y que nos permite reuniones virtuales de hasta 50 personas, con algunos añadidos como el chat simultáneo, compartir la vista a la pantalla, envío de archivos, etc.

Para los del equipo Apple, FaceTime funciona fantástico. La calidad de la videollamada es indiscutible y permite hasta 32 usuarios al mismo tiempo en una multiconferencia. Los “peros” de esta app son la limitación de funciones y el requerimiento de que estas llamadas se hagan desde un iPhone, iPad o iPod relativamente reciente.

Además, chats grupales con los distintos equipos de trabajo a través de Whatsapp, Telegram o iMessage harán la coordinación y alcance de objetivos grupales más sencilla.

Otra herramienta muy útil son los calendarios compartidos, que podemos configurar tanto en Google Calendar como en la aplicación Calendario de apple. La configuración es sencilla y en ambos casos puedes elegir a través de correos electrónicos quiénes pueden acceder a ver y modificar el calendario. Para coordinar reuniones y programar tareas puede ser una herramienta básica y fundamental. 

También las aplicaciones nativas en dispositivos Apple como Recordatorios y Notas (que permite la creación de listas) nos puede servir a nivel individual para gestionar nuestras tareas y objetivos.

Existen multitud de herramientas más avanzadas para coordinar trabajos en grupos como Asana o Trello, que son útiles si las integradas y la combinación de lo ya mencionado se nos queda corto.

En cualquier caso, la necesidad de acceder al teletrabajo hoy en día es fundamental para muchas empresas y negocios y representa una gran oportunidad de futuro si somos capaces de aprovechar la oportunidad para incluir esta modalidad de trabajo en nuestro abanico de competencias.

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